5 نکته کلیدی برای بهبود مهارت های مدیریت زمان
خیلی مهمه اینکه ما بدونیم چطور زمانمون رو مدیریت کنیم. مدیریت زمان موثر به شما این امکان رو میده که کارایی رو به حداکثر برسونید، برای پروژه های آینده آماده بشید و کارهایی که زمان کمی برای به سرانجام رسوندشون هست رو به موقع یا زودتر انجام بدید. این شما رو به فردی(کارمندی) شادتر و متمرکزتر تبدیل میکنه. تو این مقاله، مزایای مدیریت زمان موثر رو توضیح می‌دیم و نکات مفیدی در مورد چگونه انجام شدن اون ارائه می‌کنیم.
مهارت های مدیریت زمان ؟
مدیریت زمان یعنی سازماندهی و برنامه ریزی کارآمد فعالیت هاتون برای شروع:
- تمامی کارها، وظایف و برنامه های آینده رو بنویسید.
- هر روز برنامه ریزی داشته باشید تا مطمئن بشید که زمان مناسبی رو به هر فعالیت اختصاص می دید.
- با مدیر یا سرپرست خودتون ارتباط برقرار کنید تا مطمئن بشید از تمامی وظایفی که فرصت کمی برای انجامشون دارین کاملا آگاه هستید.
- اولویت دادن به کارهای با اهمیت، نسبت به کارهای کم اهمیت
مهارت های مدیریت زمان باید با حوصله یادگرفته بشه و به طور منظم تمرین بشه تا موثر واقع بشه. صرف نظر از سطح فعلی مهارتتون در مدیریت زمان، بهبود مهارت های شما یک هدف ارزشمنده برای هر کسی که به دنبال رشد شخصی یا حرفه ای خودشه.
چجوری مهارت های مدیریت زمان رو بهبود بدیم؟
بهبود مهارت های مدیریت زمان شما احتمالاً مستلزم اتخاذ برخی عادات جدیده. اینجا چند گام وجود داره که می تونید برای مدیریت کارآمدتر زمان خودتون بردارید:
- یک برنامه ریز داشته باشید
- یک تایمر تنظیم کنید
- ساعات کاری خودتون رو برنامه ریزی کنید.
- اهداف کوتاه مدت و بلند مدت تعیین کنید.
- از انرژی خودتون عاقلانه استفاده کنید.
- یک برنامه ریز داشته باشید
از نحوه گذراندن وقت خودتون یادداشت برداری کنید. یک برنامه ریز فیزیکی یا دیجیتال برای هر کسی که می خواد کارها و رویدادهای آینده رو پیگیری کنه ضروریه. یک برنامه ریز به اندازه کتاب که تو کیف شما قرار می گیره یا یک برنامه ریز دیجیتال که می تونید با تلفنتون چک کنید به شما کمک میکنه تا برای تاریخ ها و جلسات مهم آماده بشید.
- یک تایمر تنظیم کنید
برای اینکه به طور تصادفی ساعات زیادی رو صرف یک کار با اولویت پایین نکنید، زمانی که شروع به کار می کنید یک هدف زمانی تعیین کنید. اطمینان حاصل کنید که می تونید تمرکز کنید و از حواس پرتی تا رسیدن به هدف خودتون جلوگیری کنید.
- ساعات کاری خودتون رو برنامه ریزی کنید
زمانی رو برای مرور وظایف گذشته خودتون، ارزیابی عملکرد فعلی و برنامه ریزی برای مسئولیت های آینده اختصاص بدید.
- اهداف کوتاه مدت و بلند مدت تعیین کنید
هر وظیفه ای که بر عهده می گیرید باید به نوعی به هدف کمک کنه. برخی از وظایف شما مربوط به شغله، در حالی که بقیه به رشد شخصی، سلامت روان یا روابط خصوصی شما کمک میکنه. همه این ها باید به دقت سنجیده و متعادل بشن. برای مثال، تحقق هدف کوتاه مدت تکمیل یک پروژه در محل کار، نباید زمان زیادی رو بجای کار کردن به سمت یک هدف بلندمدت مثل بهبود سلامتی منحرف کنه. اگه به این فکر کنید که کدوم وظایف به رسیدن به کدوم اهداف کمک می کنه، می تونید تصمیمات بهتر و آگاهانه تری در مورد زمانتون بگیرید.
- انرژیتون عاقلانه استفاده کنید
شما فقط 24 ساعت در هر روز فرصت دارید، بنابراین حفظ انرژیتون در تمام طول روز بسیار مهمه. اگر صبح وقت و انرژی زیادی رو به یک پروژه اختصاص بدید، ممکنه نتونید یک کار غیرمنتظره که باید بعد از ظهر تمام بشه، رو انجام بدید. این مهمه که همیشه از محدودیت های خودتون آگاه باشید.
مزایای مهارت های خوب مدیریت زمان
بهبود مهارت های مدیریت زمان شما می تونه تاثیر قابل توجهی روی کیفیت کار و رضایت شغلی شما داشته باشه. چند مثال خاص از مزایای مدیریت بهتر زمان:
- کاهش استرس
- بهره وری بیشتر
- فرصت های رهبری
کاهش استرس
کاهش استرس یکی از انگیزه های اصلی برای بهبود مهارت های مدیریت زمان شماست.آماده کردن یک تقویم کامل از تمام کارهایی که باید انجام بشه می‌تونه طاقت‌فرسا باشه، اما اگه از قبل برنامه‌ریزی کرده باشید، ساعات کاری خودتون رو مدیریت کرده باشید و انرژیتون رو عاقلانه توزیع کرده باشید، حتی شلوغ‌ترین برنامه‌ها رو نیز می‌تونید با اطمینان طی کنید.
مدیریت زمان بهتر به شما کمک می کنه تا زندگی کاریتون رو از زندگی خصوصی جدا نگه دارید. اگر کارهای روزانه تون رو به نحو احسن مدیریت کنید، می تونید سریعتر به پایان برسونید و از دیر موندن در محل کار خودداری کنید. همچنین اگه نگران برنامه فردا نباشید، زمانی که در خونه هستید، آرامش بیشتری خواهید داشت. مدیریت زمان خوب به شما این امکان رو میده که آرامش داشته باشید و تعهدات و روابطی رو که بیشترین اهمیت رو دارند اولویت بندی کنید.
بهره وری بیشتر
افرادی که زمان خودشون رو به خوبی مدیریت می کنند، می تونند کارهای بیشتری رو در ساعات کمتری انجام بدن. اگر قبل از شروع پروژه زمان لازم برای به انجام رسوندن اون رو مناسب پیش بینی کنید، سرعت و کیفیت کارتون رو افزایش خواهید داد. اگر بتونید وظایفی رو که اولویت دارند انتخاب کنید، قادر خواهید بود انرژیتون رو عاقلانه بین پروژه های مختلف توزیع کنید. اگر زمانتون رو به خوبی مدیریت کنید، می تونید روی بهره وری همکارانتون هم تأثیر مثبتی داشته باشید.
فرصت های رهبری
مهارت های مدیریت زمان یکی از با ارزش ترین ویژگی های یک رهبر تیمه. اگر مدیریت زمان عالی در محل کار داشته باشید، برای همه آشکار میشه. کسی که زمان خودش رو به خوبی مدیریت میکنه، به جلسات دیر نمی رسه، به سرعت نتایج رو ارائه میده و زمانی برای ارائه کمک یا مشاوره به همکاران خودش داره. اگر به دلیل قابل اعتماد بودن، سریع بودن و بهره وری شهرت پیدا کنه، برای انتخاب شدن رهبر تیم تو اولویت قرارمیگیره.